ماذا يفعل السكرتير ؟

[ولاء داوود]

إليكم اهم واجبات ومهام السكرتير بالشركات والمؤسسات :

اولا - معالجة البريد

يستلم البريد اليومي

.يفرز البريد اليومي

.يعرض البريد على المدير

.يوجه البريد حسب الاختصاص

.يصور البريد الوارد حسب الاهمية

.يوزع البريد على الاقسام المختصة

.يحفظ البريد الموجه للحفظ

.يسجل البريد الصادر.يحفظ صورة من البريد الصادر

.يرسل البريد الصادر

.ثانيا - معالجة الاتصالات الهاتفية

يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف

.يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة

.يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال

.يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص

.يجري الاتصالات المطلوبة للمدير

.يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير

.ثالثا - اعداد المراسلات :

يحرر المادة المكتوبة

.يطبع المادة المحررة

.يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة

.يصور الاوراق والمستندات المطلوبة

.يصمم النماذج المطلوبة للعمل

.رابعا - تنظيم الاجتماعات :

يحجز قاعة الاجتماعات

.يوجه الدعوة للمشاركين

.يجهز قاعة الاجتماع

.يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع

.يدون الملاحظات في الاجتماع

.يعد محضر الاجتماع

.يوزع محضر الاجتماع.

للمزيد من مواضيعي